Problemas tipicos antes de migrar
- Mails enviados que llegan a spam por falta de SPF, DKIM, DMARC o mala reputacion IP.
- Mails recibidos que van a spam o nunca llegan por listas negras, hosting compartido o filtros mal configurados.
- Servicio intermitente: caidas del servidor, falta de SLA o hosting barato saturado.
- Casillas llenas y sin cuotas claras, sin archivado ni retencion.
- Accesos desordenados: usuarios compartiendo contrasenas, sin 2FA ni registros de actividad.
Checklist previo a la migracion
- Inventario de dominios y DNS: confirmar quien los gestiona y acceso a registros.
- Listado de usuarios, alias, grupos, buzones compartidos y reglas de reenvio.
- Revisar politicas de seguridad: 2FA, recuperacion, delegaciones y dispositivos.
- Medir volumen: GB por usuario, adjuntos grandes, y edad de los mails a migrar.
- Definir ventana de corte y plan de comunicacion interna.
Optimizar presupuesto y funcionalidades
- Alias en lugar de cuentas nuevas para roles (ventas@, pagos@) y evitar licencias extra.
- Grupos de distribucion y buzones compartidos para equipos, con permisos claros.
- Archivado y retencion: mover correos viejos a archivo en vez de subir cuotas sin control.
- Aplicar roles de administrador limitados: evitar que todos sean superadmins.
- Single Sign-On y 2FA para reducir tickets de acceso y mejorar seguridad.
Pasos clave de migracion (con incremental)
- Preparacion: crear dominios en Workspace/365, verificar DNS, configurar SPF/DKIM/DMARC en paralelo.
- Primera migracion completa: copiar todos los buzones (IMAP/POP/Exchange) a los nuevos perfiles.
- Incremental: correr sincronizacion de delta 2-3 veces para capturar mails recientes mientras conviven.
- Corte de MX: cambiar registros MX al nuevo servicio en ventana pactada. TTL bajo para propagar rapido.
- Verificacion: probar envio/recepcion, calendarios, contactos y accesos mobile/desktop.
- Limpieza: desactivar reenvios antiguos, quitar accesos de proveedores previos y actualizar firmas.
Tiempos estimados por tamano
- Pyme hasta 20 cuentas: discovery 1 dia, migracion completa 1-2 dias, incremental y corte 1 dia.
- 50-100 cuentas: discovery 2-3 dias, migracion completa 3-5 dias, incremental 1-2 dias.
- 100-300 cuentas: discovery 1 semana, migracion completa 1-2 semanas, incremental 2-4 dias.
- Factores que alargan: ancho de banda limitado, buzones enormes (+50 GB) y muchas reglas personalizadas.
Comparativa rapida de planes
| Servicio | Plan | Precio aprox. | Incluye |
|---|---|---|---|
| Google Workspace | Business Starter | USD 6 / usuario | 30 GB, videollamadas 100, soporte estandar. |
| Google Workspace | Business Standard | USD 12 / usuario | 2 TB, videollamadas 150 con grabacion, vault opcional. |
| Microsoft 365 | Business Basic | USD 6 / usuario | 50 GB correo + 1 TB OneDrive, Teams, apps web. |
| Microsoft 365 | Business Standard | USD 12.5 / usuario | 50 GB correo + 1 TB OneDrive, Teams y apps de escritorio. |
Precios de referencia, pueden variar segun region y facturacion. Todos los valores son menores a USD 20 por cuenta.
Como elegir plan (Google y Microsoft)
- Google: arranca con Business Starter. Pasar a Business Standard si necesitas grabar videollamadas, tenes mas de 50 GB de archivos o alto recambio de personal y queres control total con unidades compartidas. Standard tambien agrega mas data de auditoria para revisar envios y recepcion.
- Microsoft: logica similar: Basic si solo necesitas correo + apps web. Si queres grabar meetings, mas almacenamiento y mas opciones de seguridad/auditoria, salta a Standard. Ventaja extra: podes tener cuentas de administrador sin pagar licencia; en equipos de 2 a 5 personas puede ahorrar hasta ~20% si el admin no requiere mailbox.
- Importante Microsoft: la suite Office incluida en Business Basic es solo web. Si queres Office instalado en escritorio, necesitas Standard (o planes superiores) y el costo es mayor.
Paso previo: pensarlo a largo plazo
- No elijas por el precio del primer año (descuentos del 20% aprox.). Cambiar de suite o bajar de plan despues puede ser caro en tiempo y datos.
- Ejemplo: tras 5 años en Google con 250.000 archivos en Sheets, se intento pasar a un NAS propio. Los Sheets no se exportan masivamente; hay que abrir y guardar uno a uno.
- Ejemplo: grupos de distribucion en Google (ventas@). Al mover a hosting local, los grupos no migran; hubo que reenviar manualmente un año de correos importantes a una casilla real para no perderlos.
- Ejemplo: bajar de 2 TB a 30 GB por usuario bloqueo durante semanas el uso de archivos en la nube hasta limpiar y ajustar. Reducir capacidad sin plan puede frenar la operacion.
Fortalezas y contras rapidas
- Google: interfaz simple, excelente busqueda, menor friccion en mobile. Contras: menos control granular de escritorio, suites avanzadas requieren Standard o superior.
- Microsoft: integracion nativa con Office y Windows, control granular y politicas detalladas. Contras: curva de uso mayor y paneles mas complejos.
- En ambos: 2FA, logs, retencion y archivado. Evitar mezclar servicios gratuitos con corporativos.