La mayoría de las pymes descubren que no tenían backup el día que lo necesitan: un disco que deja de responder, una notebook robada o un ransomware que cifra la carpeta compartida. La regla 3-2-1 es la forma más simple y probada de evitarlo.
Qué es la regla 3-2-1
- 3 copias de los datos: el original y dos copias.
- 2 soportes distintos: por ejemplo, un disco local o NAS y la nube.
- 1 copia fuera de la oficina: en la nube o en un disco que se guarda en otro lugar.
La versión actual agrega dos condiciones más (3-2-1-1-0): 1 copia inmutable o desconectada, que un ransomware no pueda borrar, y 0 errores al restaurar, porque un backup que nunca se probó no es un backup.
Sincronizar no es hacer backup
Google Drive, OneDrive o Dropbox sincronizan: si un archivo se borra, se pisa o se cifra en una PC, el cambio se replica en todas. Tienen papelera e historial de versiones durante un tiempo limitado, lo que ayuda, pero:
- Si un ransomware cifra miles de archivos, recuperar versión por versión es inviable.
- Si se borra un usuario de la cuenta, sus archivos pueden perderse con él.
- El historial tiene plazos (30 días, 100 versiones, según el plan).
La nube es un excelente lugar para una de las copias, pero hace falta un backup con versiones propias y retención definida.
Paso 1: inventariar qué hay que proteger
Antes de elegir herramientas, hay que listar dónde están los datos importantes:
- Carpetas compartidas del servidor o NAS.
- Escritorio y "Documentos" de cada PC (donde la gente realmente guarda cosas).
- Bases de datos de sistemas de gestión o facturación.
- Correo (Google Workspace o Microsoft 365).
- Configuraciones: router, firewall, sistemas.
Para cada uno conviene anotar cuánto se puede perder (un día, una hora) y cuánto puede tardar en volver (horas, días). Eso define cada cuánto se hace el backup.
Paso 2: centralizar los datos
Es mucho más fácil respaldar un lugar que veinte PCs. Lo ideal:
- Archivos de trabajo en una unidad compartida (Drive/SharePoint) o en un NAS.
- Redirigir "Escritorio" y "Documentos" de cada PC a esa ubicación, o sincronizarlos con OneDrive o Drive.
- Sistemas de gestión con su propio backup automático de base de datos.
Paso 3: armar las copias
Un esquema típico para una oficina de 5 a 30 personas:
| Copia | Dónde | Frecuencia | Retención |
|---|---|---|---|
| Original | NAS o unidad compartida | — | — |
| Copia 1 | Otro disco o snapshots del NAS | Cada hora o diaria | 30 días |
| Copia 2 (fuera de la oficina) | Nube (Backblaze B2, Wasabi, S3, Synology C2) | Diaria | 90 días o más |
Puntos clave:
- Snapshots inmutables: muchos NAS (Synology, QNAP) permiten copias que no se pueden borrar ni modificar durante un plazo. Es la mejor defensa contra ransomware.
- Cifrado: la copia en la nube tiene que ir cifrada con una clave que esté fuera del NAS.
- Credenciales separadas: la cuenta que hace el backup no debería poder borrarlo.
Paso 4: respaldar también el correo y la nube
Microsoft 365 y Google Workspace mantienen los datos disponibles, pero no son un backup ante errores humanos, cuentas borradas o ataques. Existen servicios específicos (como los backups de Workspace o 365 de distintos proveedores) que guardan copias independientes con retención propia.
Paso 5: probar la restauración
Al menos una vez por trimestre:
- Restaurar una carpeta al azar en una ubicación de prueba.
- Abrir algunos archivos y verificar que estén bien.
- Restaurar una base de datos en un entorno de prueba, si hay sistemas propios.
- Anotar cuánto tardó: ese es el tiempo real de recuperación.
Paso 6: monitorear
- Alertas por mail cuando un backup falla.
- Revisión mensual del espacio disponible y de la última copia exitosa.
- Un responsable designado, con un procedimiento escrito para restaurar.
Preguntas frecuentes
¿Un disco externo conectado a la PC alcanza?
Es mejor que nada, pero si queda siempre conectado, un ransomware lo cifra junto con todo lo demás. Tiene que desconectarse después de cada copia, o usarse como una de varias.
¿Cuánto cuesta un esquema así?
Un NAS de dos discos y un plan de almacenamiento en la nube por terabyte suelen costar bastante menos que un día de la oficina parada. El costo principal es la configuración inicial y el mantenimiento.
¿Cada cuánto conviene hacer el backup?
Depende de cuánto trabajo se puede perder. En oficinas con mucho movimiento diario, snapshots cada hora en el NAS y una copia diaria a la nube es un buen equilibrio.