Muchas empresas empiezan con cuentas gratuitas (ventas.empresa@gmail.com) y llega un momento en que no alcanza: los mails no transmiten confianza, la información queda en cuentas personales y, cuando alguien deja la empresa, se lleva el historial. Google Workspace resuelve eso con correo en el dominio propio, unidades compartidas y administración centralizada.
Qué cambia con Google Workspace
| Gmail gratuito | Google Workspace | |
|---|---|---|
| Dirección | @gmail.com |
@empresa.com.ar |
| Dueño de la cuenta | La persona | La empresa |
| Archivos | En el Drive de cada uno | Unidades compartidas por área |
| Baja de un empleado | Se lleva todo | Se transfiere a otro usuario |
| Seguridad | Individual | Políticas para todos (2FA, dispositivos) |
Paso 1: relevar qué hay hoy
- Cuántas personas y qué cuentas usa cada una (a veces una persona maneja varias).
- Volumen de correo y de Drive por cuenta.
- Dónde está el dominio y quién administra el DNS.
- Servicios que mandan mail con el dominio o reciben en esas cuentas (web, facturación, proveedores).
- Grupos o direcciones compartidas (
ventas@,info@), que conviene que sean grupos o alias, no usuarios pagos.
Paso 2: elegir el plan y crear la estructura
- Business Starter suele alcanzar para correo y documentos; Business Standard suma más almacenamiento y grabación de reuniones.
- Crear los usuarios con la convención de nombres elegida (
nombre.apellido@, onombre@). - Crear grupos para direcciones compartidas y unidades compartidas por área (Administración, Ventas, Técnica), con permisos definidos.
Paso 3: verificar el dominio sin cortar nada
Google pide verificar la titularidad del dominio con un registro TXT. Este paso no afecta el correo actual: los mails siguen llegando a donde llegaban hasta que se cambian los registros MX.
Paso 4: migrar correos, contactos y calendarios
Hay dos caminos, según la cantidad de cuentas:
- Servicio de migración de datos de la consola de administración: importa correo, contactos y calendarios desde cuentas de Google u otros servidores (IMAP, Exchange) hacia los usuarios nuevos. Es lo más prolijo para varias cuentas.
- Importación desde Gmail, hecha por cada usuario desde la configuración de su cuenta nueva: útil para una o dos cuentas.
Recomendaciones:
- Hacer primero una migración histórica y, el día del cambio, una incremental para traer lo último.
- Avisar a los usuarios que durante la migración los mails viejos van a ir apareciendo de a poco.
Paso 5: migrar los archivos de Drive
- Los archivos personales se pueden transferir con la herramienta de transferencia de propiedad o descargando con Google Takeout y subiendo a la cuenta nueva.
- Lo que es de la empresa conviene ponerlo directamente en unidades compartidas: así los archivos son de la organización y no de una persona.
Paso 6: el día del cambio (MX)
- Bajar el TTL de los registros MX unas horas antes (por ejemplo, a 300 segundos).
- En horario de poco movimiento, reemplazar los MX por los de Google (
smtp.google.com, prioridad 1). - Configurar SPF, DKIM y DMARC para el dominio (ver la guía de SPF, DKIM y DMARC).
- Hacer la migración incremental final.
- Probar envío y recepción desde y hacia cuentas externas.
Paso 7: seguridad y adopción
- Activar la verificación en dos pasos obligatoria (después de un período de gracia para que cada uno la configure).
- Configurar las firmas de correo con un formato común.
- Instalar Gmail y Drive en los celulares con la cuenta nueva, y quitar las cuentas viejas.
- En las cuentas personales viejas, dejar un reenvío temporal o una respuesta automática con la dirección nueva durante algunos meses.
Preguntas frecuentes
¿Se pierde algún mail durante el cambio?
No, si se planifica: la migración incremental y el TTL bajo hacen que el cambio de MX sea casi inmediato, y lo que llegue a la cuenta vieja en el medio se trae en la última pasada.
¿Las cuentas personales viejas se pueden borrar?
Conviene mantenerlas unos meses con reenvío, hasta que clientes y proveedores actualicen la dirección. Después se pueden cerrar.
¿Google Workspace o Microsoft 365?
Si el equipo trabaja principalmente en el navegador y comparte documentos, Workspace es más simple. Si depende de Excel avanzado, macros o Teams, suele convenir 365.